Stadtwirtschaft Gotha GmbH
Branche: Öffentliche Einrichtung
Mitarbeiter: 300
Kunde seit: 2000
Stadtwirtschaft Gotha verbindet einzelne Geschäftsbereiche mit unternehmensweiter Softwarelösung
Mandantenfähigkeit, zentraler Zugriff von außerhalb, uneingeschränkte Lauffähigkeit auf verschiedenen Plattformen und eine problemlose Anbindung an die bestehende Finanzsoftware waren maßgebliche Punkte für die Einführung von DELECO® bei der Stadtwirtschaft Gotha GmbH. Der Dienstleister für Stadt und Bürger muss für eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgabengebiete wie Wasserversorgung, Elektroanlagenbau, Abfallwirtschaft oder Winterdienst organisatorische Höchstleistungen vollbringen. Zum Beispiel im Bereich Wasserversorgung übernimmt die Stadtwirtschaft zwei große Zweckverbände. Das heißt, sämtliche technische Leistungen müssen per Mandantenlösung verwaltet und öffentlich-rechtliche Anforderungen erfüllt werden.
Stadtwirtschaft Gotha GmbH – Anwenderbericht 2005
Seit über einem halben Jahrhundert engagiert sich die Stadtwirtschaft Gotha GmbH als Dienstleister für Stadt und Bürger. Doch während man sich früher vorrangig um Schädlingsbekämpfung und Stadtbeleuchtung kümmerte, hat sich das Tätigkeitsfeld des Unternehmens inzwischen deutlich erweitert. So stehen mittlerweile Wasserversorgung, Abwasserentsorgung, Elektroanlagenbau, Garten- und Landschaftsbau sowie Abfallwirtschaft, Straßenreinigung und Winterdienst auf dem Programm. Um diese vielfältigen Aufgabengebiete erfolgreich zu bedienen, sind neben den rund 300 Mitarbeitern vor allem eine effiziente Organisation und eine leistungsfähige Datenverarbeitung notwendig.
Verwaltungsaufwand erforderte Änderung
Nach der Umfirmierung in eine GmbH im Jahr 1990 wickelte die Stadtwirtschaft Gotha GmbH ihr Tagesgeschäft zunächst mit einer DOS-basierenden Softwarelösung ab. Schnell jedoch verlangte das wachsende Tätigkeitsspektrum des Vollservice-Anbieters neben der technischen und kaufmännischen Führung zusätzlich das Realisieren verwaltungstypischer Aufgaben. Die alte Software stieß irgendwann an ihre Grenzen. „Die neu entstandenen Unternehmensbereiche machten eine Mandantentrennung notwendig, die aber das alte System nicht zu leisten im Stande war. Außerdem wurde ein netzfähiges System benötigt“, schildert EDV-Leiter Volker Landgraf die gestiegenen Ansprüche des Unternehmens. Ziel war die Einführung einer einzigen Softwarelösung, mit der die Arbeit in den voneinander unabhängigen und völlig unterschiedlichen Geschäftsbereichen unterstützt wird. Außerdem musste sichergestellt sein, auch von außerhalb der eigenen Zentrale jederzeit Zugriff auf das System ermöglichen zu können.
Anpassungsfähigkeit entscheidend
Nach einem intensiven Auswahlverfahren entschied sich die Stadtwirtschaft Gotha GmbH zur Einführung der ERP (Enterprise Resource Planning)-Software DELECO® der Delta Barth Systemhaus GmbH. Neben der Abdeckung sämtlicher betrieblicher Anforderungen und der Mandantenfähigkeit waren die uneingeschränkte Lauffähigkeit auf verschiedenen Plattformen sowie die problemlose Anbindung an die Varial-Finanzsoftware weitere ausschlaggebende Punkte, die zu der Wahl führten. „Am wichtigsten aber war“, so Volker Landgraf „der modulare Aufbau der Software, der eine exakte, individuelle Anpassung an unsere vorherrschenden Bedingungen gestattete.“ Andreas Barth, Geschäftsführer der Delta Barth Systemhaus GmbH, weiß: „Anwenderunternehmen brauchen Lösungen, die auf ihre innerbetrieblichen Abläufe zugeschnitten werden können. Allein mit Standardsoftware ist ihnen erfahrungsgemäß nicht geholfen.“ Der gesamte Projektumfang und der Anpassungsbedarf auf Seiten der Stadtwirtschaft Gotha GmbH wurden festgelegt und die Projekteinführung startete im Herbst 1999.
Problemlose Systemeinführung
Drei Monate später war das System vollständig implementiert und lauffähig, die Mitarbeiter geschult und eingearbeitet. Die Umstellung verlief ohne Probleme. Eine Integration der Lösung in vorhandene Systeme war nicht notwendig. Einzig die Anbindung an die verwendete Finanzbuchhaltungssoftware Varial wurde per Standardschnittstelle realisiert. Organisatorische Anpassungen fanden im Unternehmen nur unwesentlich statt. „Wir haben lediglich alle vorhandenen Daten neu erfasst und dabei die Datensätze gleich gepflegt und bereinigt“, erklärt Volker Landgraf. Drei DELECO®-Mandanten, also datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheiten im Gesamtsystem, sind im Einsatz: im Bereich Wasser/Abwasser, im Elektroanlagenbau sowie im Garten- und Landschaftsbau. Damit werden sämtliche Stamm- und Lagerdaten verwaltet und das gesamte Bestellwesen, Einkäufe und Verkäufe abgewickelt. Umfangreiche Reportfunktionen gestatten zudem detaillierte Auswertungen.
Mandantennutzen
Der Nutzen der Unterteilung in die Mandanten wird allein schon klar, wenn man sich deren Gemeinsamkeiten betrachtet. Mit Ausnahme einiger Kunden und übergeordneter Rahmenbedingungen wie Zahlungsvorschriften und Steuerklassen gibt es nämlich kaum welche. Zu unterschiedlich sind die Geschäftsfelder und damit der einhergehende Verwaltungsaufwand, zu individuell die einzelnen Abläufe. Beim Elektronanlagenbau und im Grünflächenbereich wird DELECO® als klassisches Warenwirtschaftssystem eingesetzt. Für die unterschiedlichen Kunden, zum Beispiel städtische Behörden, Wohnungsbau- oder Agrargesellschaften, Betriebe und auch Privatpersonen, werden Angebote, Lieferscheine und Rechnungen erstellt. Alle materiellen Bewegungen werden erfasst. Dazu läuft die gesamte Lagerverwaltung über das System. „Es verbessert den Service enorm, wenn man bei Anfragen von Bürgern mit einem Mausklick den Lagerbestand überprüft und feststellen kann, ob beispielsweise ein Ersatzteil sofort verfügbar ist oder wie lange die Beschaffung dauern würde“, beschreibt Volker Landgraf einen Vorteil der Lösung. Ein Weiterer liegt in der Möglichkeit, von einer zentralen Beschaffung aus Bestellungen von Anfang an direkt dem richtigen Mandanten zuzuordnen. „Das hilft, Doppelerfassungen von Daten zu vermeiden. Die Fehlerquote wird dadurch deutlich minimiert“, ergänzt Andreas Barth.
Hand in Hand
Besondere Herausforderungen stellte der Bereich Wasserversorgung und Abwasserentsorgung. Hier übernimmt die Stadtwirtschaft Gotha GmbH die Betriebsführung für zwei große Zweckverbände mit zusammen über 32.000 Kunden. Das heißt, alle technischen Leistungen der Wasserver- und Abwasserentsorgung für insgesamt etwa 115.000 Einwohner sowie Gewerbekunden werden mit dem DELECO®-Mandanten verwaltet. Die dabei geltenden Anforderungen öffentlich-rechtlicher Art, also die Erstellung von Bescheiden statt Rechnungen oder die Ausgabe von Rechtsbehelfsbelehrungen und Widerspruchsbescheiden, erforderten spezielle Änderungen der Software. Delta Barth stellte hierfür entsprechende Formulare in Rohform bereit, Volker Landgraf und sein Team erstellten daraus die benötigten Anpassungen. Andreas Barth kennt dieses Vorgehen: „Anwender und Entwickler arbeiten Hand in Hand. Das ist typisch für den Mittelstand. Der persönliche Kontakt zwischen Kunden und IT-Dienstleistern spielt dabei eine große Rolle.“ Nun wird zum Beispiel bei der Abbuchung eines Lieferscheins die zugehörige Anlage direkt mitgedruckt. Statt mehrerer, einzelner Schritte ist nur noch ein geschlossener Vorgang zu erledigen. Über einen Terminalserver wurde zudem auch eine Außenstelle in die zentrale Datenverwaltung eingebunden. Der Meisterbereich Wasser im nahe gelegenen Ohrdruf hat dadurch direkten DELECO®-Zugriff. Der für die Trinkwasserversorgung sowie Überwachung von Zählern und Leitungen zuständige Außenposten musste vorher enormen Bestellaufwand in Papierform bewältigen. Außerdem konnten die Mitarbeiter von dort aus nicht den Lagerbestand prüfen.
Fazit
Nach fünfeinhalb Jahren im Einsatz ist DELECO® bei der Stadtwirtschaft Gotha GmbH nicht mehr wegzudenken. Die Software, die regelmäßig weiterentwickelt wird, unterstützt alle wesentlichen Geschäftsprozesse des Dienstleisters und hat zu einer deutlichen Optimierung der betrieblichen Abläufe beigetragen: „Interne Prozesse wurden gestrafft und die Bearbeitung der vielfältigen Aufgaben deutlich effizienter gestaltet. Das zahlt sich natürlich auch für die Bürger aus“, fasst Volker Landgraf zusammen. Der EDV-Leiter merkt außerdem an, dass die Bewältigung der heutigen Fülle an Anforderungen und Aufträgen ohne die Softwareunterstützung schlicht nicht möglich wäre. Auch die Transparenz hat sich in vielerlei Hinsicht erhöht. So geben regelmäßige Reports stets einen Überblick über Lagerbewegungen, Artikelbestände, Artikelbewegungen und Kundenumsätze. Zum Jahresende hilft das Programm auch bei der Inventur. Volker Landgraf zieht ein äußerst zufriedenes Fazit des bisherigen DELECO®-Einsatzes: „Wir nutzen ein zukunftssicheres, kostengünstiges System anstatt mehrerer Insellösungen. Die eingetretenen Verbesserungen sind für alle Beteiligten deutlich spürbar.“ Für die Zukunft steht zunächst die Anbindung weiterer Außenstellen auf dem Programm. Auch das Resümee von Andreas Barth fällt positiv aus: „Genau wie Privatunternehmen können auch Behörden, Organisationen und Firmen im öffentlichen Bereich von der richtigen Software profitieren. Die Stadtwirtschaft Gotha macht es vor. Dort wird dem Anspruch bürgernaher Dienstleistung bei gleichzeitig schlanker, moderner Verwaltung in hohem Maße Genüge getan.“
Besuchen Sie die Website der Stadtwirtschaft Gotha GmbH oder laden Sie den Anwenderbericht als PDF herunter.
