Kamera & System Technik GmbH

Kamera & System Technik GmbH – Anwenderbericht 2003

Unternehmen stehen immer wieder aufs Neue vor der Herausforderung, die Abläufe entlang der Wertschöpfungskette so optimal wie möglich zu gestalten. Dabei sind nachhaltige Kostenreduzierung sowie der ständige Einblick in den Informations- und Warenfluss die obersten Ziele.

Um diese zu erreichen und Lücken im Wertschöpfungsprozess zu schließen, vertrauen immer mehr Unternehmen auf anwendungsorientierte Software für das Enterprise Resource Planning (ERP). Längst haben die Anbieter entsprechender Lösungen den Mittelstand als Zielgruppe entdeckt. Vielmals schrecken dort aber die Investitionskosten und der zu erwartende Zeitaufwand für die Implementierung und Schulung vom Einsatz entsprechender Unternehmenssoftware ab. Dass jedoch auch kleinere, mittelständische Unternehmen von einem auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenem ERP-System profitieren können, zeigt das folgende Beispiel der Kamera & System Technik GmbH aus Dresden.

Verwaltungsaufwand nahm Überhand

Die 1999 gegründete Kamera & System Technik GmbH entwickelt, konstruiert, fertigt und vertreibt feinmechanisch-optische Erzeugnisse. Eines der Haupttätigkeitsfelder der Firma ist Videotechnik im schienengebundenen Bereich und hierbei insbesondere die mobile Überwachung im Außen- und Innenbereich von Schienenfahrzeugen. Außerdem erzeugt die KST GmbH digitale und analoge Panoramakameras und bietet Entwicklungsbegleitung sowie Prototypenfertigung, beispielsweise im Automobilzulieferersektor. Die Entwicklung und Fertigung zugeschnittener Geräte erfolgt größtenteils in kleineren und mittleren Serien. Das junge Kleinunternehmen mit seinen heute neun Mitarbeitern etablierte sich rasch am Markt und konnte schnell steigende Auftragszahlen verbuchen. Schon bald aber bemerkten Geschäftsführer Dirk Steinike und seine Mitarbeiter, dass der Verwaltungsaufwand mehr und mehr Zeit in Anspruch nahm: „Die Auftragsverwaltung wurde immer umständlicher und unrationeller, was natürlich auch Auswirkungen auf unsere Fertigung und Lieferung hatte.“ KST hatte bis dato sämtliche unternehmensrelevante Daten lediglich mit MS Excel verwaltet. Bald war aber ein Punkt erreicht, an dem die Datenpflege mit der herkömmlichen Lösung zu umfangreich und damit nicht mehr ohne weiteres beherrschbar wurde. Abhilfe sollte die Einführung einer Unternehmenssoftware bringen, die maßgeschneidert auf die Anforderungen der KST GmbH deren Verwaltungs- und Fertigungsprozesse optimiert.

Individuelle Komplettlösung

Im Frühjahr des Jahres 2003 entschied man sich schließlich für das ERP-System DELECO^® der Delta Barth Systemhaus GmbH aus Limbach-Oberfrohna. Kennen gelernt hatten sich beide Unternehmen im Herbst 2002 auf der Comtec – Fachmesse. DELECO^® unterstützt die komplexe Planung und Steuerung der Produktion und Warenwirtschaft sowie alle anfallenden kaufmännischen Abläufe mittelständischer Unternehmen. „Wichtig für uns war die größtmögliche Anpassungsfähigkeit der Software an unsere Bedingungen bei geringer Arbeitskraftbindung für die Datenpflege“, verdeutlicht Dirk Steinike die Ansprüche der KST GmbH. Genau da setzt Delta Barth an: "Mittelständische Fertigungsunternehmen benötigen Unternehmenssoftware, die sich an innerbetriebliche Abläufe anpassen lässt. Allein mit Standardsoftware ist ihnen erfahrungsgemäß nicht geholfen", erklärt Andreas Barth, Geschäftsführer der Delta Barth Systemhaus GmbH. Basierend auf einer ausführlichen Ist-Analyse vor Ort, die neben Bestandsaufnahmen der Hard- und Softwarevoraussetzungen auch die Ermittlung der genauen Anforderungen an die neue Lösung einschloss, schnitten die Software-Entwickler DELECO^® exakt auf die bei KST vorherrschenden Bedingungen zu. Der modulare Aufbau der Software spielte dabei eine große Rolle. Funktionen, die bei den branchenspezifischen Bedürfnissen nicht wesentlich oder nützlich sind, wurden von vorn herein ausgeklammert. Beim Anwender waren deshalb auch keine organisatorischen Anpassungen notwendig.

Deutlich spürbare Verbesserungen

Da KST bisher keine Unternehmenssoftware im eigentlichen Sinn nutzte, stellte die Einpflegung sämtlicher vorhandener Daten die größte Herausforderung bei der Integration des neuen Systems dar. Da Alt- und Neudatenbestände von Kunden, Lieferanten und Artikeln voneinander getrennt werden sollten, erfolgte die Neueingabe der Datenbestände von Hand. Diese eher unübliche Vorgehensweise bot Gelegenheit zur effektiven Datenpflege und gleichzeitigen Anpassung der innerbetrieblichen Abläufe. Die Bereitstellung und Implementierung der Software sowie das Einarbeiten des Systemverantwortlichen der KST GmbH dauerte einen Monat, was für den benötigten Systemumfang der übliche Zeitrahmen ist. Stammdatenverwaltung, Einkauf, Verkauf und Lagerwirtschaft wurden durch die ERP-Software genauso effizient optimiert wie der gesamte Zahlungsverkehr. Ein weiteres Modul ermöglicht die Anpassung an ein breites Stücklistensortiment. „Wir arbeiten erfolgreich vom ersten Tag des scharfen Starts. Die Liefer- und Fertigungssteuerung hat sich verbessert, außerdem können wir die Lagerbestände einfacher kontrollieren“, beschreibt Dirk Steinike die eingetretenen Änderungen. Anhand der verkauften Mengen ermittelt DELECO^® den Einkaufsbedarf an neuen Teilen, natürlich unter Berücksichtigung der Lagerbestände. Wird ein Kaufvertrag ausgelöst, generiert die Software den entsprechenden Fertigungsauftrag und die zugehörige Bestellung. Was früher langwierig in Listen nachgeschlagen und aufwendig Schritt für Schritt dokumentiert wurde, geschieht nun dank der durchgängigen Lösung sozusagen automatisch. Dies bedeutet insbesondere wegen der Feinteiligkeit der Bestellaufkommen eine enorme Entlastung der Mitarbeiter. Zehnstufige Stücklisten mit durchschnittlich 130 Einzelteilen und diversen Arbeitsgängen pro Gerät bedeuteten ohne ERP-Unterstützung eine Menge Zusatzaufwand neben der eigentlichen Produktion. Die erwartete erhebliche Arbeitszeitverkürzung für die Dateneingabe und –pflege ist eingetreten. Durch den Wegfall der Doppelerfassung sämtlicher Daten wird neben dem Aufwand auch die Fehlerquote deutlich minimiert.

Bedarf nach mehr geweckt

Ausschlaggebend für die Entscheidung der KST GmbH zugunsten des ERP-Systems von Delta Barth war laut Dirk Steinike „die gute Beratung im Entscheidungsvorfeld und das flexible Eingehen auf spezielle Kundenerfordernisse“. So wurde bspw. ein spezieller Report für das Modul Zahlungsverkehr innerhalb kürzester Zeit bereitgestellt. Der vereinbarte Wartungsvertrag garantiert KST zukünftige Updates kostenfrei. Für technische Probleme im Zusammenhang mit DELECO^® steht eine Hotline zur Verfügung. Das Praxisbeispiel zeigt, dass gerade auch kleine und mittlere Unternehmen von ERP-Software profitieren können. Firmengröße und Mitarbeiteranzahl allein dürfen kein Entscheidungsgrund für oder gegen eine entsprechende Softwarelösung sein. Stattdessen sollte die Orientierung an Größen wie Auftragsvolumen, Artikelsortiment, Bestellaufkommen sowie der Gesamtheit der Warenwirtschafts- und Produktionsprozesse erfolgen. Dirk Steinike ist hochzufrieden mit seiner Entscheidung: „Durch die zeitnahe Abbildung unserer innerbetrieblichen Abläufe und Strukturen können wir viel besser auf kurzfristige Veränderungen reagieren. Viele Entscheidungen wären ohne die Softwareunterstützung kaum möglich gewesen.“ Weitere Schritte der Zusammenarbeit mit Delta Barth sind bereits in Planung. So entwickelt das Systemhaus momentan Systemkomponenten, die papierlosen Dokumentenaustausch zwischen der KST GmbH und ihren wichtigsten Lieferanten ermöglichen.