SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH

SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH – Anwenderbericht 2017

Die SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH fertigt Maschinen und Anlagen speziell nach Kundenwunsch - das Erfolgsrezept: innovative Ideen und eine Kostenauswertung, die keine Wünsche offen lässt.

Wenn es darum geht, Autositze passgenau zu montieren, schwere Materialien wie Dachziegeln mühelos von A nach B zu fördern oder Joghurtbecher platzsparend und exakt auf Paletten zu verladen – dann kommen in der Industrie automatisierte Produktionsanlagen zum Einsatz. Die SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH hat sich auf die Produktion dieser komplexen Handling-, Montage- und Transportanlagen spezialisiert und ist hauptsächlich für die Branchen Automotive, Lebensmittel- sowie Baustoffindustrie tätig. Die über 60 Mitarbeiter des Unternehmens stehen den Kunden dabei von der Projektierung, Konstruktion, Fertigung und Programmierung der Anlagen bis hin zu Inbetriebnahme, Service und Wartung zur Seite. Die SME sei immer dann gefragt, so Geschäftsführer Jan Wolf, wenn Standardlösungen nicht weiterhelfen und es heißt, neue Wege zu gehen: „Wir verstehen uns als Dienstleister der Industrie und passen unsere Technik perfekt auf den Kundenwunsch an. Egal welches Produkt der Kunde befördern oder montieren möchte, wir liefern den Automatisierungsprozess dafür.“ Die SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH kann sich hierbei auf ein hohes Maß an Erfahrung, Flexibilität und Ingenieurskunst verlassen – und dank der ERP-Software DELECO^® auch auf effiziente Arbeitsprozesse und einen stets exakten Überblick zu allen Geschäftskennzahlen.

Das Unternehmen mit strategisch günstigem Standort nahe Leipzig blickt auf eine lange Tradition zurück. Bereits seit über 100 Jahren werden hier Maschinen gefertigt, seit 2004 firmiert der Betrieb unter dem Namen SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH. Die Initialzündung für die Suche nach einem geeigneten ERP-System gab 2011 die bevorstehende Pensionierung des langjährigen Geschäftsführers Rainer Delch. Um eine solche Firmenübergabe reibungslos zu meistern und die Erfolgsgeschichte des Unternehmens weiterhin fortzuführen, bedarf es langfristiger Planung und nicht selten einer Anpassung der organisatorischen Strukturen – so auch bei SME. Basierten zuvor sämtliche Betriebsabläufe allein auf Excel-Listen, sollten alle Prozesse künftig transparent in einer Software-Lösung abgebildet werden. „Unser Senior-Chef versteht das Unternehmen wie kein anderer und kann sich spielend in alle Vorgänge hineindenken,“ resümiert der neue Geschäftsführer Jan Wolf, der die SME in dieser Übergangsphase gemeinsam mit Rainer Delch in Form einer Doppelspitze leitet. „Dabei war ihm von Anfang an bewusst, dass es für seinen Nachfolger sehr schwierig werden würde, die vielschichtigen Prozesse ausschließlich anhand von Excel-Tabellen nachzuvollziehen.“ Ziel war es also, der nächsten Generation den Start zu erleichtern und ein Werkzeug an die Hand zu geben, mit dem alle Geschäfts- und Produktionsabläufe optimal abgebildet, kontrolliert und gesteuert werden können. Dieses Tool wurde mit dem Komplettsystem DELECO^® gefunden. Besonders die große Erfahrung des Software-Herstellers, der DELTA BARTH Systemhaus GmbH, im Bereich mittelständischer Unternehmen mit klarer Fokussierung auf die Produktion, überzeugte die Verantwortlichen.

Optimierter Workflow – flexible Prozesse

Heute läuft bei SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH kein Prozess mehr an der ERP-Software vorbei. Durchgängig begleitet DELECO^® jedes Projekt durch alle Abteilungen im Unternehmen – beginnend mit dem ersten Schritt, der Angebotserstellung, über die Generierung von Stücklisten aufbauend auf den Konstruktionsdaten, bis hin zur Arbeitsplanung und Rückmeldung der aufgewendeten Zeiten sowie schließlich dem Druck des Lieferscheins und der Rechnungslegung. „Diese klaren Abfolgen haben unsere Arbeitsweise und Organisation positiv beeinflusst,“ beschreibt Jan Wolf, der die größte Herausforderung an seine Business Software allerdings darin sieht, die perfekte Balance aus geregeltem Workflow und Flexibilität zu finden. Denn, so der Geschäftsführer, der Bau einer Sondermaschine sei immer als Prozess zu verstehen. Nicht selten ergeben sich in der laufenden Fertigung zusätzliche Anforderungen, neue Lösungswege werden erprobt und hinzukommende Bauteile müssen hergestellt oder eingekauft werden. „Man muss einfach in der Lage sein, schnell und konstruktiv Lösungen zu entwickeln,“ verdeutlicht Jan Wolf die Anforderungen seiner täglichen Arbeitswelt weiter. „Daher muss auch unsere Software eine gewisse Beweglichkeit aufweisen, ohne aber das große Ganze aus dem Auge zu verlieren.“ DELECO^® wird diesem Anspruch durch zahlreiche nützliche Funktionen gerecht. Änderungen in der Konstruktion der Anlagen werden beispielsweise in Form nachträglicher Ergänzungen oder mithilfe verschiedener Technologievarianten abgebildet. Trifft zusätzlich bestelltes Material in der Warenannahme ein, kann dieses als „ungeplant“ direkt dem entsprechenden Fertigungsauftrag zugeordnet werden und findet so auf kurzem Weg seinen Platz im System. Oder: Muss ein anderes Bauteil, als zunächst vorgesehen, eingesetzt werden, lassen sich problemlos die Artikel in der Disposition oder direkt im Fertigungsauftrag ersetzen. Somit bleibt die SME flexibel und behält dennoch stets den Überblick über die einzelnen Projekte sowie die dazugehörigen Daten und Positionen – auch für ein späteres Controlling ein immenser Vorteil.

Darüber hinaus ist DELECO^® für SME die Organisationszentrale in Sachen Timing, denn der Sondermaschinenbau ist nur ein Standbein des Betriebes. Parallel zu den Maßanfertigungen im Bereich Automatisierungstechnik, die mit eigener Konstruktion und Montage Laufzeiten bis zu einem Jahr aufweisen, ist die SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH auch in der Lohnfertigung gefragt. Mit Auftragsarbeiten wie CNC-Fräsen und -Drehen, Schweißen oder Lackieren wird in der Fertigung ein extrem hoher Auftragsdurchlauf erreicht. „Terminkontrolle und eine perfekt abgestimmte Arbeitsplanung sind daher für uns besonders wichtig, vor allem, da der Zeitdruck seitens der Kunden stets zunimmt,“ erklärt Jan Wolf. „DELECO^® hilft uns dabei, alle unsere Gewerke strukturiert abzubilden und unsere Abläufe zu optimieren.“

Kosten und Einnahmen perfekt im Blick

Die strukturierte Arbeitsweise bietet einen weiteren, zentralen Vorteil für eine stabile Geschäftsentwicklung: den Rundumblick auf alle Kosten und Einnahmen. „Mit einer stichhaltigen Kostenauswertung steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens,“ ist sich Jan Wolf sicher. Besonders im Hinblick auf den Sondermaschinenbau, mit seinen zahlreichen Kostenbestandteilen, sei es wichtig, sich auf akkurate Geschäftszahlen verlassen zu können. Die Voraussetzungen hierfür schafft DELECO^® dank einer lückenlosen Datenbasis. Von der ersten Zeichnung bis zu den einzelnen Fertigungsschritten in der Produktion werden sämtliche Arbeitszeiten, welche die Mitarbeiter für ein Projekt aufwenden, erfasst. Die Rückmeldung dieser Zeiten erfolgt minutengenau über die entsprechenden Arbeitskarten. Darüber hinaus werden die Maschinenstunden in Form von Fertigungskosten sowie die Ausgaben für Einkaufsteile, Fremdvergaben oder Material zur Vervollständigung des Bildes direkt aus dem Einkauf herangezogen. All diese Daten analysiert die Kostenauswertung von DELECO^® und stellt die Ergebnisse mittels übersichtlicher Auswertungen und Diagramme zur Verfügung.

Jan Wolf schätzt vor allem die stichtagsbezogene Betrachtung der Projektzahlen. Hierbei werden die im Auftragswert kalkulierten Kosten mit den tatsächlich entstandenen Ausgaben und Einnahmen in direkten Vergleich gesetzt. Und DELECO^® geht noch weiter: Selbst erwartete Kosten bezieht die Software anhand von Bestellungen, Wareneingängen sowie Rechnungen mit ein. Den Rundumblick komplettieren weiterhin die Anzahlungs- und Schlussrechnungen im Verkauf, welche ebenfalls in die Analyse einfließen. Die Liquidität des Unternehmens wird damit zu jeder Zeit überwacht. Aber auch ein weiterer Nutzen liegt auf der Hand: „Durch den Soll-Ist-Vergleich habe ich stets den kostenmäßigen Projektstand parat und sehe sofort, ob die Kalkulation aufgeht oder sich Differenzen ergeben,“ schildert der Geschäftsführer. Ist letzteres der Fall, schließt sich meist der Blick in die Aufschlüsselung der Kostenbestandteile an. Anhand dieser Auswertung ist sofort ersichtlich, wie sich die Ausgaben zusammensetzen und ob beispielsweise die Material-, Fremdvergabe-, Projektaufgaben- oder Fertigungskosten für den Anstieg verantwortlich sind. Damit schafft die Software die Möglichkeit, frühzeitig zu reagieren. „Sind zum Beispiel die Maschinenstunden zu hoch, kann ich einen spezialisierten Mitarbeiter für einen Arbeitsschritt einplanen, um so Zeit und damit Arbeitskosten zu sparen,“ erläutert Jan Wolf weiter. Diese Funktionen überzeugen so sehr, dass der kostenmäßige Projektstand bei SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH beinahe täglich abgerufen wird. Keine Selbstverständlichkeit – denn angesichts der komplexen Projekte mit ihren langen Laufzeiten und unzähligen Positionen hat eine Software in der Regel lange zu rechnen. Den IT-Spezialisten von DELTA BARTH ist es mit der Erweiterung und Optimierung des Moduls „Kostenauswertung“ im Zuge der letzten Programmversionen gelungen, die Performance deutlich zu steigern, wie der Geschäftsführer bestätigt: „Die Leistungsstärke und Schnelligkeit bringt wirklich einen riesigen Mehrwert für uns. Jetzt genügt ein Knopfdruck und in kurzer Zeit habe ich den aktuellen Stand griffbereit.“ Neben den tagesaktuellen Projektständen lassen sich Auswertungen selbstverständlich auch bezogen auf bestimmte Kalenderwochen, Monate oder Jahre erstellen.

Aber das ausgeklügelte Controlling anhand der DELECO^®-Kostenauswertung bringt noch einen weiteren Vorteil mit sich: Mit jedem abgeschlossenen Projekt wird auch die Preisberechnung präziser. „Dank DELECO^® können wir in der Nachkalkulation extrem in die Tiefe gehen. Wir können die Kosten für die einzelnen Baugruppen als Ganzes betrachten oder sie bis zur letzten Schraube aufschlüsseln,“ berichtet Jan Wolf. Die so gewonnenen Informationen zieht der Unternehmer bei der Kostenschätzung für den nächsten Auftrag wieder heran. Mit messbarem Erfolg, denn dank dieser Vorgehensweise seien die Kalkulationen der SME inzwischen mehr als treffsicher. Damit leistet DELECO^® einen erheblichen Beitrag zum Geschäftserfolg des Unternehmens, schließlich sichert die Software so nicht nur kostendeckendes, sondern gewinnbringendes Arbeiten.

Papierlos in die Zukunft

Derart gerüstet, blickt die SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH zuversichtlich in die geschäftliche Zukunft. Auch Pläne in Bezug auf die noch intensivere Nutzung des ERP-Systems gibt es bereits: In Engelsdorf möchte man demnächst den Umstieg auf ein papierloses Büro wagen. Alle Bestellungen, alle Rechnungen, Zeichnungen oder Verträge – bereits jetzt liegen sämtliche wichtigen Unterlagen in digitaler Form in DELECO^® vor. Anstatt in Ordnern nach dem richtigen Dokument zu suchen, braucht es mithilfe der Artikel- oder Rechnungsnummer nur wenige Klicks und die gewünschte Info ist schon zur Stelle. „Der zentrale Speicherort in DELECO^® hat jegliche Arbeitswege, ob im Büro oder in der Werkhalle, drastisch verkürzt. Unsere Aktenordner führen wir eigentlich nur noch aus Nostalgie,“ berichtet der Geschäftsführer, der mit dem kompletten Verzicht auf die Ablage in Papierform auf noch mehr Effizienz in der täglichen Arbeitspraxis hofft. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente managt DELECO^® dann im Zusammenspiel mit einem verlässlichen Dokumentenmanagementsystem.

Und der ursprüngliche Plan, mit einer Business Software die Arbeitsprozesse transparent abbilden, optimieren und steuern zu können und damit eine reibungslose Unternehmensübergabe zu ermöglichen? Dieser Plan ist aus Sicht des neuen Geschäftsführers Jan Wolf perfekt aufgegangen: „Wir haben sehr viel durch die Arbeit mit DELECO^® gewonnen, vor allem Transparenz und volle Kontrolle über unsere Geschäftsprozesse. Die Mitarbeiter und ich wollen das System jedenfalls nicht mehr missen.“