Dokumenten­management­system (DMS)

Informationen zentral verwalten - Schnittstelle DMS und ERP

Aufträge, Bestellungen, Zertifikate, Vertragsunterlagen: Relevante Dokumente direkt am Kontakt finden und aufrufen – das ist effizient und erspart das Suchen in analogen Akten- oder digitalen Dateiordnern. So kann Wissen im Unternehmen geteilt, auf Informationen zentral zugegriffen und die Auskunfts­fähigkeit zu jeder Zeit gesichert werden.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem im ERP-System DELECO^® werden sämtliche Dokumente – wie Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen – auf Knopfdruck archiviert und der Dokumenten-Workflow abgebildet. Um ein schnelles sowie sicheres Suchen und Finden der Dokumente durch sämtliche Anwender zu ermöglichen, werden diese bei der Ablage mit einer definierten Verschlag­wortung versehen.

Schnittstelle zwischen DMS und DELECO^® ERP

Dokumente in Papierform, wie zum Beispiel Eingangsrechnungen, werden zentral im Unternehmen elektronisch erfasst und im DMS mit einer vorgegebenen Verschlagwortung abgelegt. Nachdem das Dokument den kundenspezifischen  Freigabeprozess im Unternehmen durchlaufen hat, steht es in DELECO^® ERP für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Der Vorteil: Alle relevanten Beleginformationen sowie das gescannte Dokument stehen elektronisch in DELECO^® zur Verfügung. Zusätzlich werden Buchungsinformationen direkt an Ihre Buchhaltung durchgereicht. So kann der elektronische Beleg bei der Übergabe – beispielsweise zu DATEV – unmittelbar verknüpft und aufgerufen werden.

Schematische Darstellung Dokumentenmanagement im DELECO^®

 

Automatische Archivierung ausgehender Dokumente

Alle Dokumente – beispielsweise Fertigungspapiere der Produktion aus DELECO^® – werden beim Ausdruck automatisch in einer vorgegebenen Archivstruktur im DMS abgelegt und archiviert. Zusätzlich bietet DELECO^® eine eigene Suche im DMS-Archiv, wodurch der Anwender direkt im ERP-System darauf zugreifen kann.

Outlook-Addin zur Ablage und Archivierung von E-Mails

Mit unserem neuen Outlook-Addin können E-Mails an DELECO^® übergeben und mit Aktivitäten im ERP-System verknüpft werden. Dabei wird vorab geprüft, ob in DELECO^® Kontakte mit der Absender-Mail-Adresse vorhanden sind. Ist dies der Fall, werden diese entsprechend in der Aktivität zugeordnet. Der Clou dabei ist, dass Anhänge einer E-Mail ebenfalls vom System übernommen und im Hintergrund automatisch im DMS gespeichert werden.

Ihr Vorteil: Die Geschäftsdaten liegen nicht mehr in den Postfächern unterschiedlichster Mitarbeiter,  sondern werden zentral sowie revisionssicher im DMS hinterlegt und stehen jedem DELECO^®-Anwender sofort zur Verfügung.