Wenn ein Plan funktioniert

Produktivstart der neuen Bestandsführung in DELECO^®

Zu unserem Kundentag im April 2023 haben wir Sie über den aktuellen Entwicklungsstand der neuen Bestandsführung informiert und gemeinsam mit der Firma Lucht LHZ Elektroheizung GmbH & Co. KG über die geplante Einführung berichtet. Damals stand der Produktivstart noch bevor – nun ist es für Sie sicherlich spannend zu lesen, wie dieses Projekt weiter vorangeschritten ist.

Die Voraussetzungen für den produktiven Einsatz waren vielversprechend: Wir kannten die Anforderungen unseres Kunden und der Entwicklungsstand mit den verfügbaren Funktionen entsprach genau diesen. Gemeinsam mit der Lucht LHZ Elektroheizung GmbH & Co. KG (LHZ) haben wir einen Projektplan zur Einführung der neuen Bestandsführung festgelegt.

Ziel war es, den Live-Betrieb vor Beginn der Sommerferien zu starten, da in der Ferienzeit wichtige Key-User fehlen würden und sich gleich danach die Hauptsaison von LHZ anschloss. Es mussten alle Vorbereitungen getroffen werden, um den Anstieg der Verkaufszahlen in den Herbstmonaten zu bewältigen.

Als erstes wurde ein Testsystem mit einer Kopie der Produktivdatenbank aufgesetzt. Auf diesem starteten Mitte Mai 2023 die Schulungen. Der Wissensaufbau konzentrierte sich auf die Key-User aus den Bereichen „Fertigung“ und „Einkauf“. In Ganztagesschulungen wurden die Mitarbeiter vor Ort von ihrem DELECO^®-Projektleiter in die Module „Fertigungs- und Bestellvorschläge“ eingewiesen. Der Vertrieb benötigte keine Schulung von DELTA BARTH, da sich prozessbedingt nur geringfügige Änderungen ergaben, damit konnte die Wissensvermittlung intern erfolgen.

Eine umfassende und wichtige Aufgabe für LHZ war der Test ihres kundenindividuellen Prozessablaufes – schließlich sollte die tägliche Arbeit nach dem Upgrade möglichst reibungslos weitergehen und effizienter sein. Die meisten Testaufgaben wurden gemeinsam während der Schulungen durchgeführt. Es wurden in Teamarbeit verschiedene Anwendungsszenarien erarbeitet und zusammen durch-gespielt. Außerhalb der Schulungen wurden von LHZ zusätzliche Tests durchgeführt. Dies ermöglichte es, Schwierigkeiten während der Testphase rechtzeitig zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern. Nach positivem Abschluss der Tests startete der Produktivbetrieb planmäßig im Juni 2023.

Herausforderungen seitens LHZ
LHZ stand vor der bedeutenden Herausforderung, dass sich bei der täglichen Arbeit mit DELECO^® und der Aktivierung der neuen Bestandsführung grundlegende Funktionen der ERP-Software ändern. Das betrifft neben der vollständig neuen Dispositionsumgebung auch die neue Rückmeldung. Durch die detaillierten Schulungen und die vorherigen Tests waren die Mitarbeiter jedoch sehr gut vorbereitet. Trotz dieser umfangreichen Prüfungen gab es nach Produktivstart einige Hürden, die übersprungen werden mussten: An einigen Stellen wurde festgestellt, dass der Arbeitsprozess nicht komplett abgedeckt werden konnte – dies erforderte auch seitens LHZ vorübergehend kreative Lösungswege, bis seitens DELTA BARTH eine neue Version ausgeliefert werden konnte.

Mit der neuen Bestandsführung werden Buchungen, die negative Lagerbestände verursachen, vom System abgelehnt. Deshalb musste besonderes Augenmerk auf die genaue Erfassung von Beständen und auch konkrete Bedarfe sowie Fehlmengen gelegt werden. Die Einschränkung, dass negative Lagerbestände vermieden werden müssen, stellte einen Schwerpunkt dar und erforderte eine konsequente Vorgehensweise in der Fertigung sowie im Vertrieb.

„Die neue Bestandsführung zeigt rigoros alle internen Unstimmigkeiten auf. Die nicht mehr zugelassenen Minusbestände machen Fehler in der Beschaffung oder in den Technologien sehr deutlich. Die Korrektur interner Abläufe hilft uns zu einer optimierten Fertigung. Der Mehraufwand, der mit dieser Pflege verbunden ist, zahlt sich später in einer höheren Effektivität und besseren Effizienz aus.“

Denise Littbarski – Betriebsleitung und Prokuristin bei Lucht LHZ Elektroheizung GmbH & Co. KG

Herausforderungen seitens DELTA BARTH
Während der Einführung und auch nach dem produktiven Start waren wir stets offen für praktisches Feedback von LHZ und konnten in der Regel direkt innerhalb von ein bis zwei Iterationen Softwareanpassungen vornehmen. Als Systemhaus standen wir damit vor der Herausforderung, die Änderungen, die sich aus der Einführung ergaben, zusätzlich zur restlichen Produktweiterentwicklung zu koordinieren. Umfangreiche interne Tests, kontinuierliche Absprachen und eine intensive Kommunikation zwischen unserem Projektleiter und unserem Produktmanagement galt es zu organisieren. Darüber hinaus war die direkte Einplanung und Umsetzung von Tickets und damit die ständige Neustrukturierung unserer Releaseplanung notwendig. Dies forderte von Seiten der Produktmanager und der Entwicklungsteams eine hohe Flexibilität und ermöglichte es uns jedoch, agil auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Projekts zu reagieren. Dank der engagierten Mitarbeiter von LHZ und deren konstruktiven Feedbacks haben wir die Einführung als sehr positiv wahrgenommen.

Vorteile der Bestandsführung
Durch die exakte und zeitnahe Buchung von Mengen und Beständen sowie die Arbeit mit Losgrößen wurde die Beschaffung und auch die Produktion quantitativ verbessert. Das führt langfristig in Summe zu einer geringeren Kapitalbindung und zu mehr verfügbarer Produktionskapazität. Auch die Nachverfolgung von Bedarfsdeckungen wird mit den neuen Vorschlagsmodulen und den Auswertungen deutlich vereinfacht: Systemseitig werden viele wichtige Informationen übersichtlich dargestellt, so zum Beispiel verspätete Bedarfsdeckungen. Zusätzlich können über die bedingte Formatierung relevante Informationen farblich hervorgehoben werden, sodass Problemzustände auf einen Blick zu erkennen sind und proaktiv vom Verantwortlichen eingewirkt werden kann. Nutzt man diese Informationen, kann die Produktionsplanung und die eigene Liefertreue verbessert werden.

Mit der neuen Bestandsführung werden Buchungen, die negative Lagerbestände verursachen, vom System abgelehnt. Während des Produktivbetriebes sind deswegen Materialien aufgefallen, die bisher falsch oder gar nicht gebucht wurden. Fehler in den vorhandenen Technologien konnten so erkannt und beseitigt werden – die Datengrundlage wurde damit deutlich verbessert.

Ein Blick in die Glaskugel
Auch nach dem Produktiveinsatz arbeiten wir gemeinsam weiter an der Optimierung des kundenspezifischen Prozessablaufs. Dazu sollen unter anderem die Auswertungen im Dashboard intensiver genutzt werden. Außerdem steht Ende des Jahres auch der Einsatz der neuen Inventur auf der Agenda. Daneben ist eine Umstellung auf eine „papierlose“ Fertigung geplant – das ist zweifellos ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz und Nachhaltigkeit. Seien Sie gespannt!

Folgende Anpassungen wurden unter anderem im aktuellen DELECO^®-Release 2023.2 im Bereich „Auswertungen“ für Sie umgesetzt:

• Für den Fertigungsbereich wurden die Auswertungen „Fertigungsaufträge“ und „Arbeitsgangrückmeldungen“ neu erstellt, welche auch im Dashboard als Widget zur Verfügung stehen.
• Um im Widget gruppierte Auswertungen gleich vollständig zu sehen, kann der Nutzer nun einstellen, wie viele Ebenen beim Laden automatisch geöffnet werden sollen.
• Exklusiv für die neue Bestandsführung haben wir einen praktischen Filter entwickelt, der in den Modulen „Bestellvorschläge“ und „Fertigungsvorschläge“ sowie in Auswertungen, wie beispielsweise „Lager: Bedarfsübersicht“, zum Einsatz kommt. Dieser neue Filter mit Namen „Auswahl Kundenauftragsposition“ ist unter der Gruppe „Referenzvorgang“ zu finden und ermöglicht Ihnen, nur die Bedarfe für ausgewählte Positionen eines Kundenauftrages anzuzeigen.

Als Bestandskunde besprechen Sie den Ablauf des Upgrades direkt mit Ihrem DELECO^®-Projektleiter. Als Interessent schreiben Sie einfach eine E-Mail an vertrieb@delta-barth.de und erhalten im Anschluss einen Einblick in die Möglichkeiten von DELECO^® – kostenfrei und unverbindlich!